檔案工作要跟上科技發展的步伐
隨著現代科技技術的突飛猛進，電子檔案已經成為檔案工作的重要組成部分，工控軟件是工業自動化密不可分的一部分，是現代化工廠的標志之一，因此工控軟件檔案就成為企業電子檔案的重要組成部分。
走在中國煙草改革創新前沿的杭州卷煙廠經歷了“十一五”“十二五”技改后，企業的設備已經步入領先狀態。自動化程度的飛躍產生了大量的工控軟件。這些工控軟件是重要的電子文件，需要及時歸檔進行管理。而工控軟件電子文件的歸檔、管理跟傳統紙質檔案的管理有很大的區別。因此，在工控軟件電子文件收集、管理、利用過程中應注意“四個做好”。
做好工控軟件資料的收集歸檔。所有原版工控軟件電子文件從廠的工控軟件的源頭管理者——設備科收集，內容包含：程序性文件、參數性配置文件、開發工具、專用操作系統及其他相關文件。整套文件必須經過軟件工程師驗證有效性，系統一旦被破壞時能重建整個完整系統，且要有負責此工控軟件的工程師簽字確認有效性、完整性及準確性。
做好工控軟件修改后的電子文件收集。一是工控軟件臨時性修改程序。工控軟件在日常維修中由于硬件故障或其他必要性原因，需臨時修改程序或重新安裝程序以應對生產設備的突發故障。如果修改的部分只用于恢復系統，不做正式運行的軟件，則恢復完成后，使用部門填寫《工控軟件臨時修改記錄表》，將修改原因及修改內容描述清楚，并將該表提交檔案室，檔案室只需將此表存檔。《臨時修改記錄表》每季度提交一次，時間為每季度首月首日，如遇節假日順延。此表要歸檔，可在后續發生問題時直接追溯責任人以便快速解決問題。二是工控軟件升級、修改程序。在軟件升級、修改正式完成之后，由使用部門填寫工控軟件升級、修改報告，并提交檔案室。若軟件升級、修改是隸屬于小改革項目、質量改進項目和科技項目的，還應同時提交相應的項目驗收單。上述報告應在軟件升級、修改后一個月內提交至檔案室。隸屬于項目的，應在項目完成后一個月內同時提交報告和驗收單。最重要的是進行一次工控軟件修改文件的提交，內容包括工控軟件修改清單和相對應的修改文件，修改文件包含升級、修改后的軟件及所有修改過的電子文件，時間也是在修改正式完成后的一個月內。三是所有工控軟件電子文件的收集均采用“雙套制”。修改后的軟件檔案，即一套由工程師簽字確認完整、準確、有效并封存的原版軟件及相關電子文件。另一套是完全相同的復制件，移交時由檔案人員、工程師共同驗證。
做好工控軟件檔案的保存和備份管理。由于工控軟件檔案的存儲介質多為光盤、移動硬盤和U盤，這些介質保存數據的時間長短還沒有經過較長時間的確切驗證。但是在一般情況下半年內只要不人為損壞是沒有問題的。為了安全，在收集檔案的時候采取“雙套制”，同時專門設置單獨的服務器存放工控軟件的第三套備份，以防萬無一失。定期與軟件工程師共同檢查軟件有效性，每半年一次。發現任何一個介質的軟件檔案有問題應及時再次備份。截至目前，卷煙廠已實施5年，很好地維護了工控檔案的安全。
做好工控軟件檔案的利用工作。工控軟件檔案利用一般采用2種方式。一是將需要利用的檔案復制件（光盤、移動硬盤或者U盤）提供給使用者，但不同于普通檔案的是當使用者歸還復制件時檔案人員需要再次與使用者共同驗證工控軟件是否有效，有無修改，如由于條件限制無法確認有效性，可在借閱時請使用者帶上移動硬盤由檔案人員在檔案室復制給使用者，以保證文件源的安全性。二是如果因設備故障不能用復制件，一定要用到原版軟件，需負責工控軟件管理的廠級領導簽字后才能外借，且歸還時需要軟件工程師再次簽字確認軟件的有效性、完整性、準確性后封存保管。
總之，工控軟件對于自動化程度較高的企業是非常重要的，因為企業在生產過程中一刻也不能離開它。因此，如何把作為數字檔案的工控軟件電子文件收集、保存好，以備企業的不時之需是現代工廠檔案管理人員要做好的一項重要工作。
原載于《中國檔案報》2017年2月23日 總第3031期 第三版
作者：周 燕
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